Virtual Office: Semua Hal Yang Perlu Kamu Tahu

Sebelum sewa virtual office, baiknya kita bahas dulu seputar barang ini, mulai dari definisinya hingga tips pentingnya ya!

Definisi Virtual Office

Virtual Office adalah nama lain dari kantor virtual. Kantor ini biasanya terdapat pemilik dan penyewa dimana penyewa bisa memiliki alamat kantor yang terdapat di pusat kota atau di tempat-tempat yang strategis, sehingga secara prakteknya penyewa hanya menyewa alamat namun tidak bangunan fisik dari kantor tersebut.

Kenapa Sewa Virtual Office?

Tujuan awal kenapa para pelaku usaha menyewa kantor  adalah karena mereka membutuhkan alamat untuk pendirian badan usaha mereka, baik itu berupa PT ataupun CV pada umumnya. Selain itu juga pada beberapa daerah jika ingin melakukan usaha, maka tempat usaha wajib untuk mengikuti tata ruang kota ataupun kabupaten daerah tersebut. Contohnya seperti jakarta, maka untuk pendirian badan usaha, wajib untuk mengikut tata ruang.

Selain daripada alasan-alasan tersebut diatas, biaya menjadi faktor pertimbangan utama oleh pelaku usaha karena biaya sewa alamat kantor jauh lebih murah ketimbang untuk menyewa bangunan ataupun ruko.

Perhitungannya cukup simpel, katakanlah biaya menyewa Ruko di alamat prestisius jakarta senilai Rp100.000.000,- (seratus juta) per tahun, sedangkan di tempat yang sama juga terdapat jasa sewa kantor virtual dengan biaya Rp2.000.000,- (dua juta) per tahun. Tentunya pelaku usaha yang bijak akan memilih kantor virtual tersebut ketimbang sewa bangunan Ruko secara menyeluruh. Biaya yang dikeluarkan hanya 2% dari biaya sewa Ruko tersebut. Belum lagi apabila harus perpanjangan di tahun berikutnya. Dengan adanya jasa virtual office ini, maka dengan uang Rp100.000.000,- (seratus juta) sudah bisa menyewa kantor virtual untuk 50 tahun lamanya! Dengan asumsi biaya kantor virtual tetap flat di angka 2 juta Rupiah per tahun.

Perhitungan ini hanya memperhitungkan biaya sewa Ruko, belum dihitung biaya renovasi Ruko, biaya listrik, biaya operasional per bulan dan lain-lain. Tentunya akan jauh jauh lebih hemat memilih sewa kantor virtual, karena sudah dapat fasilitas kantor yang cukup lumayan tanpa mengeluarkan biaya apapun lagi

Siapa saja yang cocok menggunakan Virtual Office?

Kantor virtual ini sangat sesuai untuk perusahaan-perusahaan yang sedang:

1. Berkembang dan membutuhkan alamat usaha untuk pendirian perusahaannya
2. Menghemat biaya kantor ataupun operasional yang tinggi
3. Mengurangi jumlah staf di perusahaannya
4. Memiliki tim online atau yang bekerja secara jarak jauh

Virtual Office juga biasanya digunakan untuk beberapa bisnis, yaitu:

1. Usaha Mikro Kecil (UMK)
   UMKM yang memiliki modal terbatas untuk menjalankan bisnis. Sehingga dengan adanya kantor virtual akan sangat membantu mengurangi biaya operasional UMK tersebut.
2. Perusahaan Startup
   Perusahaan Startup biasanya lebih sering bekerja menggunakan internet dan secara jarak jauh atau remote. Mereka tidak membutuhkan kontak secara langsung antara karyawan dan staf mereka. Sehingga, dengan adanya virtual office akan menjadi lebih fleksibel bagi para staf sehingga mereka bisa bekerja dimana saja.
3. Freelancer
   Freelancer seperti content writer, digital marketer, graphic designer juga dapat menggunakan virtual office sebagai alamat resmi mereka, yang mana mereka juga bisa melakukan janjian dengan klien ditempat yang lebih prestisius dan bukan di halaman ataupun teras rumah.
4. Jasa Konsultasi
   Akhir – akhir ini jasa konsultasi semakin meningkat. Akan tetapi, konsultan memerlukan izin tempat usaha juga, sehingga, kantor virtual merupakan pilihan yang cocok untuk para konsultan bertemu dengan klien mereka. Sama seperti freelancer, para konsultan bisa bertemu dengan klien mereka di tempat yang lebih cocok untuk usaha mereka.

Dasar Hukum Aturan Virtual Office

Berikut ini adalah dasar hukum Virtual Office yang diatur, sebagai berikut:

1. Peraturan Daerah DKI Jakarta Nomor 1/2014 tentang Rencana Detail Tata Ruang dan Peraturan Zonasi (unduh disini)
2. Surat Edaran Kepala PTSP Nomor 6/SE/Tahun 2016 tentang Penerbitan Surat Keterangan Domisili dan Izin-Izin Lanjutannya bagi Pengguna Virtual Office (unduh disini)
3. Pasal 5 UU Nomor 40/2007 tentang Perseroan Terbatas (unduh disini)
4. Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No. 147/PMK.03/2017 tentang Tata Cara Pendaftaran Wajib Pajak dan Penghapusan Nomor Pokok Wajib Pajak serta Pengukuhan dan Pencabutan Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (unduh disini)

Fasilitas Pada Umumnya

Fasilitas dari Virtual Office masing-masing berbeda-beda. Ada yang hanya menyewakan alamat namun tidak dengan ruang fisik yang dapat digunakan. Apabila ingin menggunakan ruang tersebut, maka akan ada biaya tambahan yang dikenakan kepada klien. Contohnya penggunaan ruang meeting 1 jam umumnya dikenakan Rp50.000,- (lima puluh ribu Rupiah). Ini tentu sudah jauh lebih murah apabila menyewa ruang meeting di hotel atau tempat lainnya. Ruang meeting biasanya juga dibekali dengan kursi meja dan juga papan tulis yang layaknya seperti ruang rapat.

Selain fasilitas ruang meeting, virtual office juga memiliki fasilitas seperti layanan penerimaan surat, layanan telepon, layanan admin dan lain-lain. Tentunya semakin lengkap fasilitas, maka biaya sewa virtual office akan semakin mahal pula. Kisaran harga virtual office yang memiliki fasilitas lengkap bisa di angka Rp5.000.000,- (lima juta Rupiah) ke atas.

Pada beberapa virtual office ini juga menerapkan sistem co working space. Lain hal dengan virtual office, co working space hanya menyewakan tempat untuk bekerja saja, dan tidak menyewakan alamat. Hal ini membuat penyewaan menjadi jauh lebih mahal dibanding dengan sewa Virtual Office. Sebagai gambaran saja, penyewaan working space umumnya dikenakan angka Rp1.000.000,- (satu juta) per bulan untuk 1 orang karyawan. Jika memiliki 2-3 karyawan, maka harga menjadi jauh lebih mahal ketimbang sewa virtual office.

Syarat Sewa Virtual Office

Berikut ini syarat untuk menyewa virtual office jika belum memiliki akta usaha, sebagai berikut:

1. KTP Pemilik Usaha untuk memverifikasi legalitas kependudukan yang diakui negara
2. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Pemilik Usaha untuk menghindari pelanggaran hukum akibat pelanggaran pajak
3. Nomor telepon Pemilik Usaha

Berikut ini adalah syarat untuk menyewa virtual office jika sudah memiliki akta pendirian PT/CV, yaitu:

1. Akta Pendirian PT/CV dan SK/ SKT Kemenkumham
2. Kartu Tanda Penduduk (KTP) Pengurus
3. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) PT/CV
4. Nomor telepon pengurus PT/CV

Tips Penting Sebelum Mulai Menyewa

Ada beberapa tips dari kami kepada para sahabat yang mau sewa kantor virtual, yaitu:

1. Pastikan bahwa pemilik dari pemberi layanan sewa kantor virtual adalah pemilik langsung dari bangunan tersebut. Mengapa? Karena pada banyak kejadian, pemberi layanan kantor ini ternyata hanya menyewa sementara ruko tersebut, sehingga saat mereka sudah tidak memperpanjang sewa tersebut. Maka mau tidak mau para penyewa VO dari mereka harus melakukan perubahan alamat domisili Perusahaan yang mana biaya perubahan tersebut juga tidaklah murah.
2. Pastikan bahwa tidak ada kenaikan harga untuk tahun-tahun berikutnya. Kalaupun ada, pastikan hal tersebut sudah dibicarakan dengan pemberi layanan virtual office tersebut agar tidak terjadi kesewenangan dari virtual office tersebut.
3. Pastikan bahwa layanan kantor virtual berada sesuai dengan zonasi usaha dari kota/ kabupaten setempat.
4. Apabila para sahabat dalam menjalankan usaha memerlukan penerbitan efaktur atau mesti mengurus Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak, maka pastikan bahwa kantor virtual yang para sahabat gunakan juga sudah merupakan PKP, karena dalam pengurusan para sahabat sebagai PKP, tempat atau VO yang para sahabat sewa juga sudah harus berstatus PKP. Hal tersebut sesuai dengan aturan dari Peraturan Menteri Keuangan Nomor 147/PMK.03/2017 yang sudah kita infokan di atas.

Kesimpulannya tidak jauh berbeda dengan kantor fisik lainnya, yaitu memiliki alamat kantor yang resmi dan terdaftar di pemerintah. Penyewa kantor virtual umumnya tidak bekerja langsung di kantor. Namun apabila ada surat yang ditujukan kepada pihak perusahaan, maka penyedia layanan kantor virtual akan meneruskan surat tersebut kepada penyewa.

Nah, sampai disini kira-kira masih bingung dengan kantor virtual? Jika masih bingung, maka para sahabat bisa langsung menghubungi kami di 082180878858 atau 081296944720

Ohya, sekedar info. Di Sahabatlegal juga menyediakan layanan virtual office jakarta dengan biaya sewa hanya Rp2.000.000,- (dua Juta Rupiah) per tahunnya ya! Kita juga terdapat opsi VO PKP jika para sahabat membutuhkannya. Sampaii ketemu di artikel selanjutnya!